Comment réaliser la digitalisation de son entreprise ?

La digitalisation de notre société est une réalité aujourd’hui. Nos comportements, à titre personnel, sont désormais en grande partie liés au fait que nous sommes connectés en permanence. Que l’on recherche une information sur un pays ou sur une personnalité, que l’on souhaite s’informer sur une actualités ou encore que l’on veuille accéder à un service, on utilise tout de suite son smartphone, sans se poser de question. Il en va de même pour toutes nos relations avec les administrations : désormais toute communication est numérique, de la déclaration de nos impôts au paiement de nos amendes. En conséquence les entreprises doivent nécessairement s’adapter à ces changements. Pour cela elles doivent absolument mettre au point un plan d’action.

Pourquoi dématérialiser ses documents ?

Avant toute chose, il faut qu’une société dispose de matériel informatique qui soit aux normes d’aujourd’hui. L’investissement nécessaire n’est pas si important qu’il pourrait y paraitre, pour offrir à ses salariés d’utiliser des ordinateurs qui soient dotés de mémoire vive comme de stockage suffisants. Les distributeurs qui commercialisent des PC pour les professionnels proposent des offres très intéressantes. Idéalement il faut aussi pouvoir compter sur un scanner. Celui-ci permet de numériser chaque document papier, qu’il s’agisse des factures reçues par courrier, des notes de frais, des déclarations diverses – impôts, TVA… – d’aujourd’hui comme des années précédentes, etc. Pourquoi est-ce si important ? D’abord parce qu’aujourd’hui on déclare tout en ligne, et que l’on peut adjoindre à ses déclarations des documents numériques au format PDF si cela est nécessaire. C’est plus simple, plus rapide et surtout moins cher que de tout envoyer par la poste. Ensuite cela permet de stocker toutes ses archives dans des disques durs, et de gagner énormément de place, sans compter qu’un document numérisé ne s’abîme pas avec le temps, contrairement aux documents en papier. De même pour tout ce qui concerne les factures comme les fiches de paie, il est bien plus facile et rapide de les envoyer à leurs destinataires.

Comment mettre en place de nouvelles pratiques en interne ?

Ensuite il faut homogénéiser les pratiques de tous ses collaborateurs, afin que chacun gagne en confort, dans son travail quotidien. La gestion des stocks comme celle des fournitures, le contrôle des dépenses comme celui des recettes, le calcul des charges comme celui de la TVA, tout est bien plus aisé grâce à l’outil informatique. Il est même possible de suivre le transport de ses produits depuis leur point de départ, tout au long de leur trajet et jusqu’à leur livraison proprement dire, sur leur lieu de vente. Tout est donc impacté positivement par l’utilisation d’outils numériques, de la logistique aux ressources humaines et des achats jusqu’à la communication externe ou les relations entre les différents services. Cela nécessite de se former à l’utilisation de logiciels adaptés à chaque problématique, mais aujourd’hui nous avons tous l’habitude d’utiliser un ordinateur ou un smartphone. Seules les interfaces sont différentes, entre ce que nous utilisons au quotidien et ce que nous devons utiliser dans le cadre professionnel. Il suffit de comprendre comment les maîtriser, en suivant des formations adaptées.